7 tips voor online teams

“Ik ben minder productief. Ik ben anders productief. Ik zie het somber in. Ik zie kansen”. Grote kans dat dit allemaal op jou van toepassing is…

Op ons is dit in deze tijd in ieder geval wel van toepassing. Kleine tegenslagen vallen zwaar en meevallers voelen extra fijn. Alles lijkt uitvergroot.


In deze blog: 7 tips voor online teams


Er wordt veel geschreven over deze tijd. Als je door je oogharen naar de onderzoeken kijkt, dan lees je dat mensen in bedrijven aan de ene kant veel last hebben van stress. Ze ervaren productiviteitsverlies, missen collega’s, hebben financiële zorgen en/ of last van verveling. Aan de andere kant blijken er juist nieuwe kansen te ontstaan. Thuiswerken werkt gewoon (en kan dus vaker), we hebben minder reistijd en minder fileleed, we kunnen achterstand wegwerken, taken bewuster afstemmen, leren werken met online tools, online onderwijs maakt een gigantische ontwikkeling door, we hebben kortere meetings en nemen meer tijd voor reflectie.

Dit zien wij ook terug in ons recent klantonderzoek onder 32 teams (april 2020). Wij waren nieuwsgierig wat er nu precies veranderd is in de wereld van samenwerking. En wat blijkt: voor de meeste van onze klanten draait de wereld gewoon door. Ze maken hun bedoeling nog steeds waar en er ontstaat veel ruimte voor innovatie. Zoals een respondent het verwoordde:

“Niemand weet echt wat werkt in deze tijd; mijn leidinggevende zei: ga maar gewoon uitproberen en kijk wat werkt. Ik voel enorm veel ruimte om te experimenteren!”.  

De polariteiten van samenwerken worden in ons onderzoek ook duidelijk zichtbaar. Aan de ene kant gaan teamleden in de actiestand, tempo maken, terwijl anderen juist de tijd aangrijpen om te vertragen en te reflecteren. Ook wordt meer efficiëntie ervaren, maar aan de andere kant mist men juist het persoonlijk contact met elkaar.

“Even dat kopje koffie na een vergadering mis ik echt; nu druk je op de rode knop en ben je weer alleen. “

Het gaat er dus in deze tijd om, om samen een nieuwe balans in samenwerking te vinden. Delen wat deze tijd met iedereen doet, wordt als een belangrijke stap ervaren. En met elkaar opnieuw kijken naar ‘waar gaan we voor, hoe verdelen we de taken en hoe maken we het op afstand werken voor iedereen plezierig en effectief’.

Zoals een respondent uit het onderzoek aangaf: “Veel weet je eigenlijk onderhand wel van elkaar. En toch helpt het om te blijven delen, om te blijven horen dat ik niet alleen ben in mijn worstelingen.”

Dus alvast Tip #1: Besteed eens een middagje aan bovenstaande vragen. Leidinggevende, start zelf met delen en vraag ieder je voorbeeld te volgen. Lees hier een stappenplan voor het afstemmen van realistische doelen met je team.

Weinig behoefte aan begeleiding, wel aan tips en tricks

Wat ook duidelijk werd: Teams hebben in deze tijd niet veel behoefte aan externe begeleiding. Ze vinden hun weg wel. Wel kwam er een concrete vraag regelmatig terug. Inspireer ons met tips & tricks voor teams die op afstand samenwerken. Over online samenwerken, online tools en leiderschap op afstand.

Bij deze!

Houd het een beetje leuk samen!

In verbinding blijven is de eerste zorg van veel teamleiders en HR professionals. In ons onderzoek vroegen wij naar praktische of juist creatieve manieren om met elkaar in contact te blijven en het leuk te maken. Ter inspiratie hier een bloemlezing van de ideeën die voorbij kwamen:

  • Online Dagstart en Checkout aan het eind van de dag;
  • Wekelijks een online praatje bij de koffie automaat;
  • Persoonlijke aandacht d.m.v. kaartje, mailtje, bloemetje thuis bezorgd;
  • We organiseren “lunches met elkaar”, iedereen vanuit zijn eigen thuis-omgeving;
  • Verjaardag vieren door met elkaar te zingen via Skype;
  • Bellen terwijl je allebei een lekker stukje buiten loopt;
  • We delen Vlogs over hoe iedereen thuis werkt;
  • We delen Spotify lijstjes met werkmuziek;
  • We hielden een virtuele pizza party!;
  • Leidinggevende bracht bij iedereen thuis een “teamplayer-verrassingspakket” (met vragenkaartjes, cadeautje en lekkers);
  • Een muzikale collega die aan het begin van een meeting liedjes speelt op de gitaar;
  • We deden samen een online cursus Zakelijk Tekenen;
  • Virtuele boekenclub;
  • Online pubquiz;
  • Challenge organiseren (op maandag start; op vrijdag ieders resultaat bekijken): een keer jongleren en een keer de Cupchallenge;
  • We deden een online Whiskyproefavond!

Tip #2: Kies één van de bovenstaande ideeën en organiseer het. Denk er niet te lang over na; er zullen vast voor- en nadelen aan elk idee zitten. Maar kies gewoon diegene waar je om moest grinniken, of waar je iets langer bij stil stond. Je zal verrast zijn over het effect van zo’n gezamenlijke ervaring. Het maakt niet uit wat je doet, àls je maar wat doet.

Online vergaderen

We hebben zelf al flink wat online vergaderingen gehad. Soms inspirerend, maar vaker een race tegen verveling en afleiding. Na een vergadering van een uur, voel je je soms 4 uur ouder. Hoe dat komt?

Een deel ervan wordt hier pijnlijk zichtbaar 🙂

Zo hoort het dus niet…

Online vergaderen kost ook meer concentratie en energie. Je zit continu in dezelfde houding zonder dat je tussendoor naar een andere vergaderkamer loopt of naar het koffieapparaat. Je mist oogcontact. Ons dopaminerge systeem wordt hierdoor niet geactiveerd en onze spiegelneuronen laten ons in de steek. Daardoor wordt het veel moeilijker om elkaar te begrijpen en verbinding te ervaren. Non-verbaal gebeurt er in face-2-face gesprekken veel wat bijdraagt aan een prettig gesprek. Dat mis je voor een groot deel achter je beeldscherm.

Wat moet je dan wel doen?

Tip #3: zorg voor verbinding – stimuleer spiegelneuronen en dopamine.

  • Ga los van de inhoud met elkaar in verbinding – bijvoorbeeld een werkvorm als de Roos:
    • Start in een online vergadering eens met het delen van een roos (een positieve ervaring of gedachte waar je dankbaar, gelukkig of blij door bent) en een doorn (een uitdaging die ze ervaren). Mag zowel werk als privé-gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld:
      • Ik ben dankbaar voor de tijd die ik nu heb om mijn jongste dochter van dichtbij op te zien groeien.
      • Wat ik lastig vind, is om in deze tijd voldoende uitdaging in mijn werk te blijven vinden.
  • Gebruik goede software om samen online te brainstormen. Wij hebben zelf goede ervaringen met het platform Miro.
  • Organiseer voor, tijdens of na je meeting 1:1 video gesprekken in een breakout room (Zoom) of via je telefoon (Facetime).  

Een cruciale rol voor leiderschap

In deze tijd is verbindend leiderschap cruciaal. Leiders die alleen op de inhoud zitten, of die koste wat kost targets willen blijven halen, missen een belangrijk onderdeel van samenwerken: Oog voor de mens. In deze tijd blijkt het extra belangrijk om expliciet aandacht te besteden aan wat medewerkers bezig houdt. Je komt elkaar niet meer in de wandelgangen tegen; je moet er extra moeite voor doen.

Tip #4: Bel je teamleden en geef hen alle ruimte om te praten waarover ze maar willen. Start met de gouden Kickstart vraag: “Wat houdt je bezig?” en doorloop de andere 6 gouden coachvragen. De vragen houden je eigen Adviesmonster in bedwang en leveren gegarandeerd een goed gesprek op.

Online teambuilding – leuk en leerzaam

De overweldigende interesse (ruim 500 downloads) voor onze 12 gratis werkvormen voor online teamontwikkeling laten zien dat er echt wel behoefte is om iets te doen met je team.

Tip #5: Download deze gratis werkvormen (als je dat nog niet gedaan had), kies er eentje uit en ga gewoon lekker aan de slag!

Online teamontwikkeling – samen de diepte in

Spanningen in teams kunnen 2 kanten op gaan. Ze verbinden; we zullen dit varkentje samen wel even wassen! Of ze slaan om in irritaties en gedoe.

Tip #6: Mocht je in jouw team iets van dit gedoe ervaren, dan adviseren we je om ons gratis inspiratieboekje Eerste Hulp bij Stroeve Samenwerking eens door te lezen. Hierin helpen we je duiden wat er aan de hand is, en wat je eraan kunt doen.

Wij krijgen deze dagen veel aanvragen voor onze online tool voor teamontwikkeling: TeamQ. TeamQ is een online instrument waarmee je een brede analyse krijgt van het functioneren van je team (door de ogen van de teamleden). Op basis van deze analyse is direct duidelijk wat je te doen hebt om je team beter te laten samenwerken en beter te laten presteren. In het systeem zitten ook ruim 50 werkvormen die je zelf kunt inzetten om gericht aan een specifiek thema binnen teamontwikkeling te werken.

Tip #7: Probeer de vragenlijst kosteloos uit door hem zelf in te vullen. Je ontvangt dan direct een rapportage van je team. Als het je aanspreekt, kun je TeamQ voor je hele team aanvragen.

Als je zelf aan de slag wilt met teamontwikkeling, hebben we voor teamleiders een mooi ontwikkelwerkboek gemaakt, genaamd Werkboek “Zelf aan de slag met je team!”.

Gebruik dit werkboek ter voorbereiding en tijdens online teamsessies, om focus te bepalen en inzichten te noteren. Met een aantal vragen worden leiders aan de hand genomen om hun ontwikkelfocus voor de komende tijd te verwoorden.

In het werkboek staan vervolgens 5 bijeenkomsten uitgeschreven die de teamleider zelf kan uitvoeren – ook online! Hiermee blijft teamontwikkeling focus houden en wordt het rendement van jouw teambegeleiding vele malen groter!

Voor elk teamlid hebben we het Werkboek “There is an I in Team!”. Teams ontwikkelen zich namelijk pas echt als ieder teamlid aandacht besteed aan zijn of haar competenties in samenwerking. Dit werkboek helpt hen daarbij!

Onderzoek van Harvard onderschrijft dat samenwerking van de toekomst valt of staat met individuele samenwerkingscompetenties:

Geef elk teamlid een werkboek ter voorbereiding en tijdens een online teamsessie om inzichten te noteren en hen te helpen bij het formuleren van hun ontwikkelfocus in samenwerking.

In het werkboek staan een jaarkalender met 5 gesprekken die elk teamlid voert. Hiermee blijft ontwikkeling van de samenwerking focus houden en wordt het rendement van jouw teambegeleiding vele malen groter!

12 Tips voor het leiding geven aan je virtuele team

Hoe geef je leiding aan een virtueel team?

Dat is de vraag die veel leiders en teamleiders bezig houdt in deze tijd. Hoe zorg ik ervoor dat iedereen gemotiveerd blijft? Welke valkuilen liggen op de loer? Hoe houden we onze vergaderingen productief?

Ik ben voor jullie op onderzoek uit gegaan. Er is veel onderzoek gedaan naar virtuele teams, onder andere door Harvard. Hieronder lees je 12 tips die je direct kunt inzetten om de samenwerking optimaal en plezierig te houden.


Tijdelijk gratis in onze store: 12 online werkvormen om met je team(s) aan de slag te gaan.


Vraag 1: Hoe maak je je online vergaderingen interessant?

Niks makkelijker dan tijdens een online vergadering achterover hangen. Toeschouwer in plaats van actieve deelnemer zijn. Hoe zorg je ervoor dat mensen aangehaakt zijn tijdens online vergaderingen? Vergaderingen zijn er om elkaar te beïnvloeden, te discussiëren, problemen op te lossen en te verbinden. Allemaal actieve zaken. Zeker bij online vergaderingen is het essentieel om zo min mogelijk te zenden en deelnemers zo veel mogelijk te activeren.

Tip 1: Zeker in online vergaderingen ga je geen informatie zenden. Doe dit allemaal van tevoren via email.

Tip 2: Start een online vergadering met een check-in. Je hebt minder reistijd (dus tijd over) en in deze tijd van thuis werken is dit essentieel. Stel dus bij aanvang van je vergadering een vraag als “Hoe gaat het met je?”; “Hoe gaat het thuis?”; “Geef je les aan je kinderen en hoe gaat dat?”; of “Wie heeft er zieken in de omgeving?”. Iedereen die wil, geeft hier antwoord op. Neem hier de tijd voor; stel elkaar vragen over wat gezegd wordt. Dit is heel belangrijk in deze tijd; sociale eenzaamheid en het verslechteren van de onderlinge verbinding liggen op de loer.

Tip 3: Zet mensen snel aan het werk in kleine groepjes (2 of 3 personen in een breakout room – als je online software dat ondersteunt).

Tip 4: Breng je Powerpoint slides terug naar het absolute minimum. Max 2 of 3.

Tip 5: Ben nooit langer dan 5 minuten aan het woord. Geef mensen weer een opdracht om over in gesprek te gaan in kleine groepjes.

Tip 6: Spreek bij groepsdiscussies duidelijke interactie-regels af. Bijvoorbeeld: “Steek je hand op als je iets wilt zeggen”; of “Type je vraag in de chat; dan krijg je de beurt van de gespreksleider”. Evalueer aan het eind van de vergadering wat werkte en welke tips er zijn voor de volgende vergadering.

Tip 7: Investeer extra in de communicatie. Als je elkaar niet face to face ontmoet, mis je sociale signalen. Je begrijpt elkaar dus minder goed en moet meer je best doen om elkaar te begrijpen. Dus vat regelmatig samen wat gezegd wordt en check steeds of je elkaar goed begrepen hebt.

Dit filmpje, van de Amerikaanse professor Lindy Greer, geeft wat meer diepgang en een aantal extra tips over het werken in virtuele teams.

Vraag 2:Wat hebben teamleden nodig die thuiswerken?

Mensen moeten “thuis leren werken”. Dat vraagt een andere mindset. Thuis werk je vaak intensiever, dat houd je vaak geen 8 uur vol. Hoe houd je thuis werken op de langere termijn positief en productief? En thuis werken kan als eenzaam ervaren worden. Investeer dus extra in onderlinge verbinding. Vraag hoe het met mensen gaat. Laat hiermee zien dat het okay is om niet continu met werk bezig te zijn.

Tip 8: Geef duidelijk aan wat je in deze tijd van mensen verwacht. Over wanneer en hoe je zelf bereikbaar bent en hoe de verschillende kanalen ingezet moeten worden. Bijvoorbeeld: We gebruiken Skype om ’s ochtend van 8u30 tot 9u in te checken en van 9-9u30 werk te verdelen. Gebruik Whatsapp voor dringende vragen.

Tip 9: Deel zelf foto’s en verhalen van hoe je je werk leuk houdt. Bijvoorbeeld door te vertellen dat je ’s middags een uur lekker in de tuin gewerkt hebt toen je de motivatie zelf even kwijt was.

Tip 10: Deze tijd geeft mensen stress. Zorg als leidinggevende voor een optimistisch tegengeluid. Benoem kansen en successen. Moedig je team aan “jullie kunnen dit!”. Motivatie en positiviteit zijn besmettelijk. Maak daar gebruik van.

Tip 11: Organiseer koffieautomaat-momentjes. Standaard online meetings, bijvoorbeeld om (9u en om 15u) van 30 min waar mensen op aan kunnen haken als ze daar behoefte aan hebben. Wees daar als leider in ieder geval zelf altijd.

Tot slot: Wees creatief! Dit gaat nog wel even duren.

Tip 12: Investeer in de verbinding van je team. Hoe? Bijvoorbeeld door eens per maand een virtuele pizza party te organiseren (ieder teamlid ontvangt om 17u een pizza aan huis; in een online meeting lekker smullen samen) of een virtueel feestje (online meeting op vrijdagmiddag; ieder teamlid ontvangt overdag thuis een pakketje met een hoedje en wat lekkers te eten/drinken).