Als je deze lijst van desastreuze vergaderfouten doorleest, bekruipt een gevoel van kneuterigheid. Je zal lachen en denken: dit gebeurt mij niet! Maar… je zal ze de kost moeten geven. Ga eens alle mensen na waarmee je ooit in een vergadering hebt gezeten waarin minstens aan drie van de onderstaande punten is voldaan.

1. Zorg dat niemand van tevoren weet wat er behandeld zal worden.
2. Vertel niemand hoe lang het werkoverleg zal duren.
3. Laat vooral alle telefoongesprekken in de werkoverlegruimte doorkomen.
4. Praat de hele tijd zelf in plaats van meningen, ideeën en ervaringen uit alle deelnemers te laten komen.
5. Stel nooit een tijdslimiet aan de verschillende punten van bespreking.
6. Geef de deelnemers alle gelegenheid van het eigenlijke onderwerp af te dwalen.
7. Als er in een werkoverleg een probleem moet worden opgelost, ga dan niet eerst het probleem analyseren, maar praat meteen over oplossingen.
8. Vermijd conclusies van het besprokene.
9. Stuur beslist geen actie-of besluitenlijstje aan de deelnemers.
10. Evalueer nooit het werkoverleg.

In mijn praktijk als teamcoach zit ik regelmatig bij teamvergaderingen te turven op bovenstaande punten. Vergaderen kost veel tijd en vraagt behoorlijk wat energie van mensen. Zorg ervoor dat je zelf in ieder geval niet in deze valkuilen trapt. Het maakt het vergaderen een stuk draaglijker!

Aan de slag
Wil jij je eigen vergadering verbeteren? Dan heb ik hier een leuke en waardevolle werkvorm die je eens kunt inzetten als onderdeel van je vergadering. Hij maakt snel en op een speelse manier duidelijk welke verbeterpunten er in het overleg mogelijk zijn. Het beste werkt het om deze vorm na een regulier (werk)overleg in te zetten. Reserveer een halfuur aansluitend aan de vergadering om met elkaar de vergadering na te bespreken:

Geef na de vergadering elke deelnemer deze lijst met Tien manieren om een overleg te verprutsen, of projecteer de lijst op een scherm. Vraag de deelnemers de lijst opnieuw te rangschikken. 10 is het punt dat het minst van toepassing is. Op 1 zet je het punt dat het meeste van toepassing is.

Maak nu een gezamenlijke top 10. Houd de vaart erin en maak het vooral niet te zwaar.

Vertaal de top 3 nu naar actiepunten voor het volgende overleg.

Formuleer ze als volgt: In het volgende werkoverleg …

Succes met vergaderen! Enne wil je weten hoe jullie scoren op andere samenwerkingsthema’s zoals vergaderen? Vul dan onderstaande gratis teamscan vragenlijst in!