Effectief vergaderen in een zelforganiserend team

Herken je dit?

Als team heb je met elkaar een uur overleg ingepland. Vol goede moet ga je het overleg in. Het start wat rommelig, maar al snel start de voorzitter met agendapunt 1. Er ontstaat een gesprek. Een uitwisseling van beelden, ideeën, zorgen. Het gesprek hobbelt voort. Iedereen vindt iets; er worden zaken bijgehaald die het vraagstuk onnodig complex lijken maken. Na een half uur probeert de teamregisseur (of teamtrekker of teamlead of teamcaptain of hoe de rol ook is genoemd) met een besluitvoorstel het punt af te ronden.  En dan komt er toch nog iemand met een opmerking, waardoor het gesprek weer een vrolijke doorstart lijkt te maken. Zucht…

Dit soort overleggen zijn helaas aan de orde van de dag.

  • Overleggen kosten meer tijd dan nodig is;
  • Je zit bij gesprekken waar je niet echt bij hoeft te zijn;
  • Besluiten worden niet (goed) genomen.

Na een uur sta je met een onvoldaan gevoel weer buiten.

Hoe kan vergaderen in een zelforganiserend team effectiever?

Een voorwaarde voor effectieve vergaderingen in een zelforganiserend team, is dat je hebt afgestemd wie waarover gaat.

Benthe is verantwoordelijk voor de bedrijfswebsite. Zij bepaalt welke content er op de site staat en zorgt ervoor dat deze content aansluit bij het productaanbod van de organisatie. Dit hebben ze als team explicit samen afgestemd en vastgelegd.

Daarnaast is het belangrijk om in vergaderingen de rol van Facilitator te beleggen. Je hebt met elkaar besproken wat jullie van de facilitator verwachten en ieder teamlid heeft explicit aangegeven zich in vergaderingen te laten leiden door deze facilitator.

David heeft de facilitatorrol in de vergadering. Het team heeft aangegeven dat ze verwachten dat hij de afgesproken structuur van de vergadering bewaakt. Ook heeft het team aangegeven dat ze willen dat hij het team attent maakt op afdwalen van het onderwerp.

De vergadering

Check-in (😊 😐 ☹)

Start vergaderingen met een (korte check-in). Bijvoorbeeld door iedereen te vragen te delen of hij (zij) groen, oranje of rood is.

  • Groen is: ik ervaar geen afleiding, zit goed in m’n vel, aandacht 100% bij het overleg;
  • Oranje is een lichte stressor is aanwezig, namelijk…
  • Rood is een flinke stressor is aanwezig, namelijk…

Dit is een moment van steeds één praat, de rest luistert – ga dus niet in gesprek of discussie. Duurt max 10 minuten.

Agenda opstellen

Vervolgens stel je samen ter plekke de agenda samen. Dit doe je door een rondje te maken en aan iedereen te vragen of hij een agenda item heeft om in deze vergadering te bespreken. Ieder die dit heeft, geeft dit aan door het agenda-item met 1 of 2 woorden te benoemen (hier nog niet gaan uitleggen waar het over gaat).

Website aanpassing

Productwijziging voorleggen

Onderlinge irritaties

Vervolgens gaat de facilitator de items één voor één langs om ze te behandelen.

De agenda items vallen altijd binnen één van deze twee categorieën:

  1. Een Roleigenaar heeft een behoefte;
  2. Een van de andere teamleden ervaart een spanning.

1. Roleigenaar heeft een behoefte

Roleigenaren zijn eindverantwoordelijk voor een resultaat. Om dit te doen hebben ze op gezette tijde input van – of interactie met – het team nodig. Het is aan de roleigenaar (de inbrenger van een agendapunt) om te zorgen dat hij (zij) in de vergadering krijgt wat hij nodig heeft om verder te kunnen.

Let op :Als het gesprek een kant op gaat die voor zijn behoefte niet relevant is, moet hij het gesprek bijsturen of afronden.  

Geef expliciet aan waar je behoefte aan hebt:

  1. Informeren: ik heb gesproken met x; dit is eruit gekomen, goed om te weten
  2. Informatie verzamelen: ik wil y opstarten, wat vinden jullie belangrijk?
  3. Idee tegen team aanhouden en feedback vragen: Ik wil z gaan doen, wat vinden jullie ervan?
  4. Besluit voorleggen: ik wil dit gaan doen, is er een onoverkomelijk bezwaar? (Goed genoeg voor nu; veilig genoeg om te proberen?)

Je kunt de facilitator dit deel van het gesprek laten begeleiden. Mocht je zelf ook op de inhoud actief mee willen doen, kan dat prettig zijn. Geef in dat geval expliciet aan welke procedure je wilt volgen.

Ik wil graag horen wat jullie van de voorgestelde aanpassingen aan de website vinden. Ik stel voor dat we een rondje maken en iedereen laten vertellen – ik hoef hier geen discussie, alleen ieders mening.

Je kunt er ook voor kiezen om het item door de roleigenaar zelf te laten begeleiden. Zo kan hij (zij) beter sturen wat wel en niet relevant is om te krijgen wat hij uit het agendapunt nodig heeft om verder te kunnen.

2. Teamleden hebben een spanning

Een Spanning is een ervaren verschil tussen hoe je denkt of wilt dat iets is, en hoe het nu op dit moment is.

We zouden deze maand product x lanceren, maar om dat te doen heb ik van afdeling Marketing input nodig. Dit zouden ze vorige week aanleveren maar heb ik nog niet ontvangen.

Vervolgens geef je aan van wie in de vergadering je wat nodig hebt.

Alex, jij bent de linking pin met Marketing, weet jij waarom het nog niet binnen is en wat kunnen we doen om het deze week te ontvangen?

De valkuil hier is om dit nu helemaal te gaan bespreken. Stap 1 is om kort te reageren – om te bepalen wat er aan de hand is.

Alex: Ik weet dat ze druk zijn met het lanceren van een campagne. En ik twijfel of ze het nu belangrijk genoeg vinden om ons de informatie te geven.

Bepaal zo snel mogelijk de eerstvolgende actie.

Zullen we zo even samen zitten om te kijken hoe we dit het beste kunnen afstemmen Alex?
Ja is goed, we plannen vanmiddag een half uurtje.

Uitkomst van het behandelen van deze spanning is een Afspraak.

Dat gaat wel heel snel Thijs; wat als het een complexere spanning is?

Bertine, jij hebt de “Onderlinge irritaties” ingebracht. Wat is er aan de hand en waar heb je behoefte aan?

Ja inderdaad. Ik merk dat de samenwerking in ons team soms niet lekker loopt. Barry en Cyndra, ik baal van het laatste overleg. Dat liep gewoon niet lekker, ik ging met een rotgevoel weg. Dit is al een paar keer gebeurd. Ik wil dat we hier iets aan doen want anders stop ik ermee.

Barry en Cyndra delen beide iets over hun ervaring. Barry is ook gefrustreerd (ik voel me niet gehoord), voor Cyndra zijn er geen problemen (ik doe gewoon m’n werk, jullie moeten het allemaal niet zo zwaar maken).

Als inbrenger van de spanning doet Bertine een voorstel:

Ik stel voor om een teamcoach aan te vragen voor ons team.

Barry is voor, Cyndra geeft aan dat dat nogal wat tijd zal kosten en ze hebben het al zo druk.

Na een ronde waarin anderen hun mening geven (geen discussie, alleen een rondje delen wat ieder vindt), blijkt dat de meeste voor een teamcoach zijn.

Ze besluiten daarom om de Rol Teamontwikkeling in het leven te roepen. Deze rol wordt verantwoordelijk voor het zoeken van een passende teamcoach. Criteria die ze aan de rol meegeven, is dat de begeleiding nog dit jaar moet plaatsvinden, dat de kosten binnen het ontwikkelbudget moeten passen en dat de coach kan aangeven hoe hij of zij ervoor kan zorgen dat de ontwikkeling niet ten koste gaat van de voortgang.

Bertine geeft aan de rol op zich te willen nemen. Het team stemt en is akkoord.

Evalueren

Tot slot vraagt de facilitator iedereen om iets te delen over zijn of haar ervaring van de vergadering.

Josje geeft aan dat ze blij is dat ze de agenda in 20 minuten hebben doorgewerkt en geeft de facilitator een compliment voor de strakke leiding.

Aria deelt dat ze blij is dat de onderlinge irritatie door Bertine op de agenda is gezet en dat ze uit kijkt naar het voorstel van een teamcoach.

Dinant geeft aan dat hij het prettiger zou vinden als hij de Productwijziging een paar dagen eerder al had ontvangen om door te lezen.

De facilitator vat de evaluatie samen en sluit de vergadering.

Uitdaging van deze manier van vergaderen

Heerlijk zo’n vergadering! 20 minuten gefocust afstemmen, iedereen heeft gekregen waar hij of zij behoefte aan had. En door met je werk. Gaat het echt zo makkelijk?

Effectief vergaderen in een zelforganiserend kan zo gaan. Het vraagt echter oefening, strakke sturing en vooral zelfdiscipline.

  • Oefening om deze stappen zo onder de knie te krijgen en om te weten wat er – in de verschillende stappen van de vergadering – verwacht wordt.
  • Strakke sturing door de facilitator om de afgesproken structuur vast te houden (zorg dus dat je als facilitator expliciet het mandaat van je team hebt om zo te mogen sturen);
  • Zelfdiscipline, namelijk de discipline om impulsen te onderdrukken als een gesprek niet jouw directe betrokkenheid vraagt maar je er wel iets van vindt. Mocht je je echt niet kunnen inhouden, geef dan aan dat je iets te delen hebt en laat de inbrenger of de facilitator bepalen of dat past.

Literatuurtips

Wil je meer?

Betere prestaties als team?

Breng in kaart hoe effectief jouw team functioneert en waar jullie als team kunnen verbeteren

Doe de gratis teamtest