Hoe geef je elkaar feedback in een zelforganiserend team?

Als ik zelforganiserende teams begeleid, wil ik altijd dat een team zelf een vraag formuleert waar ik mee aan de slag kan. Recent kreeg ik de volgende vraag uit een van de teams die ik begeleid:

Hoe hebben we het in het team over het functioneren van elkaar op een gezonde, veilige en opbouwende manier zonder dat iemand het gevoel krijgt aangevallen of veroordeeld te worden?

Een heel relevante vraag voor zelforganiserend teams. In traditionele teams biedt de teamleider een veilige haven in deze situatie. Hij (of zij) kan vanuit zijn rol het gesprek hierover initiëren en begeleiden. In zelforganiserende teams mis je deze rol en word je geacht om elkaar onderlinge van feedback te voorzien. Dit is een hele opgave, zeker voor teams die nog in de eerste fases van hun ontwikkelproces richting zelfstandigheid zitten.

Zorg voor structuur die veiligheid creëert

Binnen zelforganisatie kun je deze functioneringsgesprekken of feedbackgesprekken zeker voeren in je team. Het zijn wel gesprekken met lading. Wat helpt is een goede structuur, goede gespreksafspraken, een gespreksleider met mandaat van het team om te mogen sturen, en evaluatie om te ontdekken wat voor jullie werkt. Hieronder vind je een aantal tips om dit in je team op te zetten.

  1. Kies een gespreksleider die op de structuur en de spelregels stuurt; Hij of zij moet van het team de opdracht krijgen om te mogen sturen.
  2. Zorg voor een goede structuur in het gesprek, daarmee kan je de veiligheid in het gesprek vergroten:
    • Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar;
    • Elke spreker bewaakt zijn eigen tijd, neemt zoveel tijd als hij nodig heeft én weet dat iedereen aan het woord wil komen;
    • Ieder teamlid vertelt iets. Dit kan kort of uitgebreid zijn, wat bij je past;
    • Doe geen rondje, maar volg de popcorn-methode: Pop when you’re hot. Als iemand klaar is neemt een ander vanzelf het woord over;
    • Vraag of iedereen akkoord gaat met deze spelregels;

      Als iedereen akkoord is, ga je door naar de inhoud:
  3. De gespreksleider legt de vraag voor aan de groep – de vraag waar ieder op zal reageren. Bijvoorbeeld: Het is de bedoeling dat we zo één voor één ieder teamlid bespreken. Degene die aan de beurt is, doet zelf niet mee maar luistert naar wat er gezegd wordt;
  4. De gespreksleider gaat bij voorkeur als eerste: “Ik zal starten. Willen jullie allemaal iets delen over mijn functioneren? Bij voorkeur iets wat je als prettig/fijn ervaart en iets waar ik in zou kunnen ontwikkelen.”
  5. Als iedereen is geweest kun je ervoor kiezen om iets te delen over wat je geraakt heeft (ga hier jezelf niet verdedigen). Ook hier komen geen reacties op van de anderen.
  6. Als je klaar bent vraag je “Wie wil de volgende wil zijn die de feedback gaat ontvangen”. (Alternatief is dat hij of zij die net geweest is, steeds de volgende aanwijst).
  7. Als iedereen geweest is evalueer je samen het gesprek – om te gaan snappen hoe ieder het gesprek ervaart en om te ontdekken wat voor jullie groep werkt (en wat dus niet).

Bouw deze manier van in gesprek gaan met elkaar langzaam op (niet meteen helemaal de diepte in) om samen te wennen en te ontdekken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de eerste keer alleen positieve feedback aan elkaar te geven.

Waar ligt de grens?

Er is m.i. een grens in wat je onderling in een zelforganiserend team aankunt in het bespreken van elkaars functioneren. Deze grens moet je samen ontdekken. Dat doe je door ermee aan de slag te gaan. Uitproberen (met een goede en veilige gespreksstructuur) en door goed te evalueren. Op het moment dat je er samen niet uit komt, kun je een teamcoach of een manager vragen om het gesprek te begeleiden.

Meer werkvormen en tips voor zelforganiserende teams

Meer werkvormvorm en tips voor zelforganiserende teams vind je in onze inspiratiegids voor zelforganiserende teams:

 

Veel plezier met de ontwikkeling van je team!
Thijs Rijnbergen, organisatiepsycholoog en specialist in zelforganistie.


 

Betere prestaties als team?

Breng in kaart hoe effectief jouw team functioneert en waar jullie als team kunnen verbeteren

Doe de gratis teamtest