Zelfsturende teams en de lessen die we erover al hebben geleerd

Inclusieve besluitvorming – Quiz

Quiz voor het aanleren van de 4 stappen van Deep Democracy

Voor een scholengemeenschap was ik gevraagd om een workshop te verzorgen rondom inclusieve besluitvorming. Dit zijn dus besluiten waar de meerderheid voor is (bij voorkeur iedereen) en waar de wijsheid van de minderheid in meegenomen is.

Vanuit mijn achtergrond in Deep Democracy (ik heb bij Mirna Lewis Level 4 mogen volgen; wat een interessant mens en goeie opleider!) vind ik de 4 stappen van besluitvorming een mooie manier.

Alternatieven zijn bijvoorbeeld de Consent Methode en een methode om vanuit Rollen en Verantwoordelijkheden – en daarmee dus vanuit eigenaarschap – besluiten te nemen (deze laatste is vooral handig als je in een zelforganiserend team samen besluiten moet nemen). In mijn inspiratiegids voor zelforganiserende teams heb ik deze 2 methodieken in praktische stappen uitgewerkt.

Nu weet ik uit ervaring dat de 4 stappen heel simpel zijn als je ze onder elkaar uitschrijft:

  1. Alle perspectieven verkennen;
  2. Ga actief op zoek naar het tegengeluid;
  3. Verspreid het alternatief;
  4. Wijsheid van de minderheid toevoegen en besluit nemen.

Echter, er zit een wereld van wijsheid en complexiteit achter elke stap. Hoe leer ik teamleiders in 2 uur de basis van deze methode. Zodat ze er zelf morgen direct mee kunnen gaan experimenteren. Ik besloot om de trainingsmethodiek van Karin de Galan in te zetten. Heel simpel verwoord: maak mensen bewust onbekwaam en leer ze dan stapsgewijs aan hoe het kan werken vanuit de bewuste trainingsmethode.

De workshop heb ik 2 maal gegeven op de leerconferentie en beide keren was het een succes. Deelnemers gaven in de evaluatie aan dat ze de essentie van de stappen goed konden onthouden. En daarnaast hebben een aantal achterliggende principes (alle perspectieven op een vraagstuk zijn waardevol, ga opzoek naar de wijsheid van de minderheid en integreer dit in de wijsheid van de meerderheid) mensen echt aan het denken gezet.

De afgelopen tijd ben ik door verschillende trainers benaderd om mijn quiz te delen, zodat ze er zelf ook mee aan de slag konden. Blijkbaar voldoet het aan een behoefte. Vandaar dus deze blog. Hieronder lees je de stapjes uit de quiz en onderaan deze post kun je de Powerpoint van deze workshop downloaden inclusief werkvormen. Doe er je voordeel mee en ik hoor graag wat de ervaringen ermee zijn.

De grote Deep Democracy Besluitvormingsquiz

Als je de quiz doorloopt, denk dan bij elke VRAAG eerst na over wat je zou doen en waarom, alvorens je DD zegt leest.

Stap 1: alle perspectieven verkennen

Leg de vraag voor waarover een besluit moet worden genomen en breng alle ideeën/denkrichtingen in kaart (“perspectieven”).

Vraag: Start je zelf als leider of laat je eerst je teamleden vertellen? Waarom?

DD zegt: start zelf. Geef richting aan ideeën, breedte van je ideeën en uit je twijfels. Anderen volgen dan (vaak) jouw voorbeeld. Hiermee kun je dus “sturen”.

Daarna nodig je uit om ideeën te delen en jou daarin vooral ook tegen te spreken.

Vraag: Wat doe je als je de verschillende perspectieven op tafel hebt? a)Stemmen b)Discussie starten over verschillende opties c)Op zoek naar tegengeluiden

DD zegt: C: Ga actief op zoek naar het tegengeluid.

Uitleg: het is er toch. Als je het nu niet op tafel krijgt, komt het later naar boven. En mogelijk zit er wijsheid in die relevant is voor het besluit…

Stap 2: Ga actief op zoek naar het tegengeluid.

Met zinnen als:

•“Wie heeft nog een heel ander perspectief?” •“Wie denkt er heel anders over?” •“Welke invalshoek missen we nog?” •“Wie ziet de genoemde ideeën helemaal niet zitten en waarom?”

Vraag: Wat doe je als je zo’n heel ander perspectief hoort? a)Opzoek gaan naar nog meer tegengeluiden b)Vragen wie het tegengeluid herkent c)Je start een discussie over de vraag of het tegengeluid relevant is

DD zegt: B: Vragen wie het tegengeluid herkent

Uitleg: om de rol bij het individu weg te halen.

Stap 3: Verspreid (de textuur van) het alternatief.

Door het alternatieve (impopulaire) idee te verspreiden; je haalt hem weg bij de persoon. In DD wordt dit rolverspreiding genoemd. Zo voorkom je een zondebok gevoel en wordt het makkelijker om de volgende keer je stem te laten horen.

Hoe doe je dat?
“Wie herkent het dat je het idee hebt dat we nog niet alle feiten op tafel hebben, of dat we te snel een actieplan erdoorheen willen drukken?”

Vraag: Wat doe je als je het idee hebt dat je alle perspectieven (verspreid) op tafel hebt?

a) Vat elk perspectief samen doe een stemming;
b) Probeer als leider om een besluit te verwoorden waar alle perspectieven in zitten en breng dit in stemming;
c) Las een koffiemoment in informeel door te praten over wat gezegd is.

DD zegt: A: Vat elk perspectief samen doe een stemming.

Ik hoor 2 ideeën. We gaan direct een plan schrijven. En: We gaan eerst studenten interviewen over het idee. Wie is voor het direct een plan schrijven? Handen omhoog. En wie is voor eerst studenten interviewen?

Je hebt gestemd

Vraag: De stemming is 3 voor plan schrijven, 7 voor eerst studenten interviewen. Wat doe je?

a) Je vraagt mensen om voor beide ideeën nogmaals de redenen voor te verwoorden;
b) Je concludeert dat de meerderheid voor studenten interviewen is en geeft aan dat dat het besluit wordt;
c) Je geeft aan dat jullie nog geen besluit kunnen nemen en start weer bij stap 1: alle perspectieven verkennen.

DD zegt:  A: Vraag mensen te gaan lobbyen.

– Start bij het eerste idee en laat iedereen (!) daarover praten (redenen voor dát idee).

– Doe het zelfde met alle andere ideeën.

> Als alles gezegd is, doe je nogmaals een stemming.

Je hebt gestemd en er is gelobbyd

Vraag: De stemming is nu 2 voor plan schrijven, 8 voor eerst studenten interviewen. Wat doe je?

a) Je vraagt mensen om voor beide ideeën nogmaals de redenen voor te verwoorden;
b) Je concludeert dat de meerderheid voor studenten interviewen is en geeft aan dat dat het besluit is;
c) Je geeft aan dat we nog geen besluit kunnen nemen en start weer bij stap 1: alle perspectieven verkennen.

DD zegt:  B: Als leider kies je het besluit van de meerderheid, en voeg je de wijsheid van de minderheid toe. Zeg wel sorry.

Stap 4: Wijsheid van de minderheid toevoegen

“We hebben een duidelijke meerderheid. We gaan de studenten eerst interviewen.

Kariem, sorry, jouw idee om eerst een plan te schrijven wordt het niet. Wat heb je nodig om mee te gaan in dit besluit?”
> Kariem: “Ik heb het nodig dat we wel een deadline stellen voor het plan. Anders wordt dit weer zo’n exercitie zonder einde.”

Klaas, sorry, jouw idee om eerst een plan te schrijven wordt het niet. Wat heb je nodig om mee te gaan in dit besluit?
> Klaas: “zelfde als Kariem. En dat de interviews dan wel komende maand plaatsvinden.”

Een (zo) gedragen (mogelijk) besluit:

Jij als leider vat het besluit dan samen:

We besluiten hierbij dus dat we de studenten eerst gaan interviewen, waarbij we dat binnen een maand gaan doen. We zetten nu vast een datum vast waarop we het plan klaar willen hebben en maken een planning met de stappen in de tijd om die te halen.

Akkoord?

Grote kans dat je hier een gedragen besluit te pakken hebt waar iedereen zich in kan vinden. Hoera!


Samenvatting: 4 stappen van besluitvorming volgens Deep Democracy

  1. Alle perspectieven verkennen;
    > ga zelf eerst
  2. Ga actief op zoek naar het tegengeluid (“wie denkt er anders over? ”);
  3. Verspreid het alternatief;
    – Vat perspectieven samen en stem
    – Lobby eventueel
  4. Wijsheid van de minderheid toevoegen en besluit nemen.

Download de presentatie

Download presentatie

In de presentatie zit aan het begin een werkvorm die deelnemers laat ervaren hoe uitdagend besluitvorming kan zijn. Daarna krijg je stap voor stap de 4 stappen met keuzes voorgelegd, met tussendoor wat modelletjes om de achterliggende theorie door te nemen.

Veel plezier!

Betere prestaties als team?

Breng in kaart hoe effectief jouw team functioneert en waar jullie als team kunnen verbeteren

Doe de gratis teamtest