Recept voor succesvolle teams

De 4 dimensies van teamontwikkeling

Als je je team succesvol(ler) wilt maken, zijn er 4 gebieden waar je op moet letten:
1. Jullie Bestaansrecht: Aansprekend, gezamenlijke doelen en duidelijke resultaten;
2. De Inrichting: Richt je team zo in, dat je alles in huis hebt om je doelen te verwezenlijken;
3. De Dynamiek: De manier waarop je met elkaar samenwerkt, communiceert, feedback geeft;
4. Jullie Omgeving: De interactie met anderen binnen en buiten jullie organisatie.

Succesvolle teams hebben deze 4 gebieden goed ingevuld. Ze scoren hoog op de 13 thema’s die in deze dimensies verborgen liggen:

Bestaansrecht: Waarom zijn wij als team op aarde?
• Doelen stellen
• Resultaten halen
• Evalueren

Inrichting: Zo zijn wij georganiseerd
• Inzet menselijk kapitaal
• Procedures en werkwijze
• Overleg

Dynamiek: Zo werken wij samen
• Werken aan de taak
• Communicatie
• Besluitvorming
• Leiderschap
• Omgaan met elkaar

Omgeving: Dit is ons krachtenveld
• Interne- en Externe organisatie
• Klanten

In onze inspiratiesessie ‘Recept voor succesvolle teams’ lopen we je door deze 4 dimensies en 13 thema’s heen (check onze agenda voor komende inspiratiesessies) Aan het eind krijg je praktische werkvormen om je team een stap sterker te maken.

Voor nu: even de diepte in op teamontwikkeling

Teamontwikkeling kun je vanuit twee perspectieven benaderen:
1. een structureel perspectief
2. een procesmatig perspectief

Het structurele perspectief is gericht op thema’s als doel, taak, structuur, inrichting en de buitenwereld. Het procesmatige perspectief richt zich op groepsdynamische thema’s als verantwoordelijkheid, communicatie, besluitvorming en macht. In de literatuur over teamontwikkeling zie je vaak dat auteurs de keuze maken voor één van beide perspectieven. Het model van de 4 Dimensies voegt deze twee perspectieven samen, zodat een holistische kijk op teams ontstaat. Zowel de inhoudelijke kant (de maakbare wereld) als het proces (de irrationele wereld) is hierin vertegenwoordigd.

Dimensie 1: Bestaansrecht – weet waarvoor je op aarde bent

De eerste dimensie van Effectieve Teamontwikkeling is die van het Bestaansrecht. Het bestaansrecht van een team is de reden dat het op aarde is. Een team zet doelen om in resultaten. Het is van belang dat de teamleden een helder beeld hebben van hun doelen en de gewenste resultaten, en dat zij een rol voor zichzelf weggelegd zien bij de realisatie ervan. Samen doelen bepalen loont. Daarbij is het belangrijk dat teamleden elkaar nodig hebben om de teamdoelen te bereiken. Als er geen onderlinge afhankelijkheid bestaat, is er ook geen basis voor samenwerking. Soms is het wel even zoeken naar wat die onderlinge afhankelijkheid nu precies inhoudt. Neem het team HR-adviseurs van een landelijke winkelketen. Elke HR-adviseur heeft zijn eigen regio en is vaak op pad. Op het eerste gezicht doen deze HR-adviseurs hun werk prima zonder al te veel samen te werken met hun collega’s. Maar als je iets verder inzoomt, zie je dat ze elkaar wel degelijk nodig hebben. Bijvoorbeeld als het gaat om van elkaar te leren, om met elkaar af te stemmen welke prioriteiten er gesteld worden en om met elkaar te bespreken hoe beleidslijnen, die voortkomen uit de landelijke organisatie, doorgevoerd kunnen worden naar de verschillende winkels.

Een scherpe uitwerking van het bestaansrecht geeft inzicht in de doelen die een team nastreeft, de resultaten die het wil behalen en op welke manier het team deze doelen en resultaten evalueert. Het helpt als de doelen gezamenlijk, concreet en enthousiasmerend zijn en als de resultaten SMART zijn geformuleerd. Gedoe in de samenwerking ontstaat vaak doordat mensen niet hetzelfde beeld van de doelen hebben of doordat ze vastlopen in het vertalen van de doelen richting de dagelijkse praktijk.

Dimensie 2: Inrichting – creëer de optimale mix voor succes

In Dimensie 2 focus je op de manier waarop je mensen inzet, procedures structureert en de ondersteunende processen inricht. Het is belangrijk dat er voldoende kennis, kunde en ervaring in het team aanwezig is om de gevraagde resultaten te behalen. Er moet een structuur zijn waarbinnen je vergadert, onderlinge afstemming zoekt, evalueert, functies invult en processen op elkaar afstemt. Samenwerking is ook gebaat bij duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Dit zorgt ervoor dat mensen weten wat ze moeten doen en ook hoe ze dat moeten doen. Op microniveau kan inrichting gaan over de structuur van vergaderen en evalueren.

Een goede inrichting vraagt om heldere afspraken en procedures en om een duidelijke taakverdeling.

Dimensie 3: Dynamiek – en dan ga je samenwerken …

Zelfs het voetbalteam met de duurste spelers en de beste strategie wint niet vanzelf. De teamleden moeten elkaar leren kennen en verbinding creëren. Dat gaat niet vanzelf. Samenwerken in teams komt neer op gebruikmaken van elkaar zodat je samen meer gedaan krijgt dan alleen. De kunst van samenwerken is om verschillen op te zoeken en te integreren. In de samenwerking spelen verschillen in persoonlijkheid en behoefte een rol en gaat groepsdynamiek invloed uitoefenen. Dynamiek uit zich in de manier van communiceren, elkaar opzoeken in de samenwerking, elkaar vertrouwen en feedback geven. Teams zijn gebaat bij een gevoel van veiligheid en het voldoende oog hebben voor elkaar. Bij een gevoel van onveiligheid en een gespannen sfeer gaat vaak veel energie verloren. De teamleider heeft een voorbeeldfunctie in het team. Hij moet zorgen voor een goede balans tussen duidelijkheid verschaffen en ruimte geven voor eigen inbreng. Een goede teamleider speelt in op de behoefte die het team op dat moment heeft.

Dimensie 4: Omgeving – als team werk je niet in een vacuüm

De omgeving van een team bepaalt voor een groot deel wat je als team te doen hebt. Het is vaak de directie die het bestaansrecht van een team legitimeert door kpi’s of omzetdoelen te formuleren. Het is aan het team om die te behalen. Zonder omgeving zou het team vaak helemaal niet bestaan. De omgeving bestaat uit interne partijen (andere afdelingen, directie, interne klanten) en externe partijen (klanten, leveranciers, overheid). Als team lever je je dienst of product aan je klant (intern of extern). Tegelijkertijd heb je allerlei andere partijen nodig voor resources en als samenwerkingspartner. De omgeving is vaak een complicerende factor voor teams. Invloeden vanuit het management, de grillen van de politiek, of concurrentie met andere afdelingen kunnen de dynamiek en effectiviteit van teams onder druk zetten. De teamleider heeft een managende rol in de interactie tussen team en omgeving, zodat het team optimaal z’n werk kan doen.