Snap jij jouw collega’s?

Ik zit weer aan de vergadertafel… en we dwalen weer af. De agenda leek zo gestructureerd, maar elke keer vervallen collega’s in allerlei onnodige details en zijpaden. Het gesprek duurt veel langer dan nodig. Ik heb nog meer te doen…

Als het goed is, zijn jouw collega’s (net zoals die van mij) ‘anders’ dan jij. Ze kijken op een andere manier naar de wereld en vinden andere dingen belangrijk. In vergaderingen kun je deze verschillen goed zien. De een heeft behoefte aan de grote lijnen, de ander juist aan het ingaan op details. De een wil snel aan de slag, terwijl de ander over z’n weekend begint.

Hoe ga je hier als teamleider op een goeie manier mee om?

Verschillen verrijken

Het is de kunst om deze verschillen te waarderen en te benutten. Een vergadering wordt effectiever als iemand de structuur bewaakt maar ook ruimte geeft voor uitweiding. Of als je met elkaar snel to the point weet te komen, maar wel op zo’n manier dat ieder teamlid met volle aandacht aangehaakt is bij de vergadering.

Maar zo simpel is dat nog niet. Want hoe zorg je ervoor dat mensen zich niet aan de verschillen gaan zitten ergeren? Hoe krijg je een vergadering die vloeiend verloopt omdat iedereen krijgt waar hij of zij behoefte aan heeft?

De sleutel ligt bij én-én leiderschap: ruimte geven voor beide kanten

Wees jezelf én pas je aan

Op een psychologisch niveau worstelen we allemaal met het universele dilemma van groepen: de balans tussen jezelf zijn en je aanpassen. We willen erbij horen, maar niet verliezen wat wij zelf belangrijk vinden.

Mensen hebben daarbij een vreemd trekje: eigenlijk vinden we vaak dat onze eigen manieren beter zijn dan die van anderen. In de theorie van de Teamrollen van Belbin wordt dit verschijnsel Teamrol Arrogantie genoemd. Een heel menselijk trekje dat in teams voor veel gedoe kan zorgen.

Hoe verbind je die verschillen dan?

Als eerste hebben we een informatieachterstand te overbruggen: we weten van onszelf beter waarom we de dingen doen die we doen. Van anderen weten we het vaak niet. We missen informatie over ‘waarom iemand het belangrijk vindt om over z’n weekend te praten’ of ‘waarom de ander snel aan de slag wil’. Er zit vaak meer achter dan je denkt. Elkaar beter snappen is daarom stap 1.

Tip 1: Zoek naar de behoefte achter het gedrag van collega’s en vraag minimaal 5x door “wat maakt dat voor jou belangrijk?”. Zorg dat je open staat voor wat er komt.

Deze uitwisseling is een belangrijke stap. Maar helaas ben je er dan nog niet. Je kunt elkaar wel begrijpen, maar je moet ook samen een balans zoeken tussen alle aanwezige behoeftes. Dit zoeken is een continu proces en ontstaat door het gesprek aan te gaan, door steeds te blijven delen wat je gaaf vindt en wat je dwars zit.

Tip 2: Evalueer aan het eind van elke vergadering. Deel wat je prettig vond en waar je last van had. Ga geen lange discussies aan, maar stel experimenten voor, voor de volgende vergadering. “Ik vond dat we teveel uitweiden; zal ik de komende vergadering een time-out vragen als ik dat gevoel weer krijg? Dan kunnen we bewust kiezen of we doorgaan of niet.”

Hoe het in mijn vergadering verder ging…

We evalueren de vergadering. Toch wel goed dat we even wat langer stil stonden bij het naderende symposium, dat maakt het op die dag zelf een stuk meer ontspannen…