Stoppen met functioneringsgesprekken?

*LIVEBLOG, laatst bijgewerkt op 12 oktober 2020*

Stoppen met functioneringsgesprekken is hot! Wij ondersteunen steeds meer organisaties die een transitie maken naar een betere vorm van ontwikkelen. ABN Amro, Randstad, Rabobank, T-Mobile, Achmea en de Gemeentes Rotterdam en ‘s-Hertogenbosch, allemaal schaffen ze functioneringsgesprekken af en komen met een antwoord op de vraag: hoe bevorderen wij ons collectief functioneren. Ik ben hiervoor lessen uit de praktijk gaan verzamelen. Dit “live blog” is hier een continue samenvatting van. Lessen uit de praktijk op internet gepubliceerd, gemixed met onze eigen ervaring over het ontwikkelen van teams en organisaties.

Bye Bye Performance Management, hallo functioneringsgesprek nieuwe stijl.

ABM Amro zegt het traditionele Performance management, en daarmee de klassieke functioneringsgesprekken,  gedag en komt daarvoor in de plaats met een nieuw beleid waarin teams en medewerkers meer eigenaarschap nemen. Motiveren, ontwikkelen en waarderen staat centraal. Nieuwsgierig hoe ze dat doen, lees dan het artikel “Together en better” van Felix Bartelomij.

Ook T-Mobile stopt met de klassieke manier van beoordelen en belonen. Zij stappen over van een individuele bonus naar een collectieve prestatiebonus. Ook hier woorden als ontwikkelen en bijdrage. Anders dan bij sommige van onze klanten behoudt T-Mobile wel een aantal formele gesprekken. Zij spreken zelf over Great Converstaion. In plaats van twee komen er maar liefst vier formele gesprekken. Fons Trompenaars en Ronald de Bruijn beschrijven hier hun twijfels bij het nieuwe T-Mobile model.

Redenen om te stoppen met het functioneringsgesprek

Goed beschouwd zijn er meer reden om te stoppen met het voeren van functioneringsgesprekken (en beoordelingsgesprekken) dan om er mee door te gaan.

1. Functioneringsgesprekken kosten miljarden en leveren niets dan frustratie op. Dat stelt docent Human Resources Management Kilian Wawoe van de Vrije Universiteit Amsterdam op basis van een zevenjarig onderzoek. De resultaten zijn te lezen in zijn boek “Het nieuwe belonen“.
2. Functioneringsgesprekken zorgen voor verwijdering van het contact
3. Functioneringsgesprekken verhogen de stress
4. Functioneringsgesprekken werken niet opbouwend
5. Iedereen heeft een hekel aan de verplichte gesprekken
6. In functioneringsgesprekken wordt vaak eenzijdige en gekleurde feedback gepresenteerd.
7. We proberen in zo’n gesprek teveel dingen tegelijkertijd te proppen (van communicatie, feedback, coaching tot bespreken volgende loopbaanstap of dossieropbouw)
8. De functioneringsgesprekken zijn een excuus om de rest van het jaar niet met elkaar te praten
9. Functioneringsgesprekken zijn te gestructureerd en te formeel
10. Ze zijn teveel gefocust op prestaties die kwantificeerbaar zijn
11. Eigenaarschap voor de gesprekscyclus ligt vaak bij HR of de leidinggevende en niet bij de medewerker zelf
12. Formeel hebben de functioneringsgesprekken niet te maken met promotie en salarisonderhandelingen, in werkelijkheid is dat wel
13. Niemand zegt wat hij werkelijk denkt
14. Functioneringsgesprekken kosten veel tijd
15. Functioneringsgesprekken houden slechte managers overeind.
16. En last but not least, volgens onderzoek van Adobe huilt 25% van de werknemers na het voeren van een functioneringsgesprek.

Meer informatie over deze redenen lees je in artikelen van Harry Huizinga en Alexander Kjerulf

Tegenwoordig hebben werknemers het over een ‘veroordelingsgesprek’

Volgens Kilian Wawoe zijn beoordelingsgesprekken tijdrovend, duur en volkomen ongeschikt voor de moderne werkomgeving. Want slechts 21 procent van alle beoordelingsgesprekken blijkt daadwerkelijk te gaan over prestaties.

Lees hier het artikel in de Voklskrant over de analyse van Wawoe en zijn promotieonderzoek.

Van verplichte functioneringsgesprekken naar het goede gesprek

Bij meerdere van onze klanten zien wij de beweging van verplichte jaarlijkse gesprekken naar het vaker, maar niet formeel, voeren van het goede gesprek. Het vragen en ontvangen van feedback staat hier centraal. Jaarlijks formuleren medewerkers, al dan niet in hun team, hun ontwikkelvraag en gaan gedurende het jaar aan de slag met die vraag. Feedback van collega’s en leidinggevenden is dan essentieel. Yvonne ’t Hart omschrijft de mindshift op de volgende manier: Het gaat er niet om dat medewerkers doelen moeten halen en hierop beoordeeld worden. Maar dat ze zo enthousiast en bevlogen over hun werk zijn dat ze resultaten willen behalen. Lees hier het hele artikel van Yvonne.

Meer lezen over het goede gesprek? Vraag hier het gratis inspiratieboekje aan met gratis tools (rechter kolom van de pagina)!

Intention Circels

Guido van de Wiel en Steffan Seykens beschrijven hoe Intention Circels een goed alternatief zijn voor de klassieke functioneringsgesprekken. Een Intention Circle is gericht op vooraf steunen van leren en ontwikkelen, in plaats van achteraf beoordelen. In de methode vertelt de betreffende medewerker allereerst wat zijn intentie is ten aanzien van zijn toekomstige functioneren. De collega’s zitten daarbij – samen met de inbrenger – in één kring. De begeleider vraagt aan iedereen om pas te gaan staan als de intentie aan vier voorwaarden voldoet. Dit wordt ook wel het ROND-maken van de intentie genoemd. Het gaat om respectievelijk:

• Realistisch – Is de intentie haalbaar? Voorzie je dat het deze persoon daadwerkelijk gaat lukken?
• Overtuigend – Is de intentie voelbaar, zelf gekozen en congruent?
• Noodzakelijk – Wat kost het nu en wat levert het op door het anders te gaan doen?
• Duurzaam – Heb je een actieplan en hulp ingeschakeld om terugval te voorkomen?

Werken aan je ontwikkeling

Geen functioneringsgesprekken meer. Maar het goede gesprek! Met welk doel eigenlijk? Het woord ontwikkeling viel hier al eerder. In de nieuwe opzet kiezen organisaties ervoor medewerkers meer en meer verantwoordelijk te maken voor hun eigen ontwikkeling. In onze begeleidingstrajecten zien wij mensen soms fronsen als wij ze vragen één ontwikkelvoornemen te formuleren. “Moeilijke vraag”, vinden ze. Maar steevast blijkt de vraag minder moeilijk dan die op het eerste gezicht lijkt. Vrijwel iedereen kan iets opnoemen om verder te ontwikkelen: een vaardigheid, meer kennis, iets op het gebied van sociale interactie. Voorbeelden te over.

In deze Ted-talk Why we do what we do gaat Tony Robbins op zoek naar de drijfveren achter ons gedrag en laat hij zien dat mensen van nature intrinsiek gemotiveerd zijn om zich te ontwikkelen. een hoopgevende conclusie toch?

Meer focus op teams

Ondertussen is het risico levensgroot dat we het ene systeem vervangen door het andere. Opeens popt het woord ‘Teamfunctioneringsgesprek’ op. Ook bij Achmea krijgt het team een rol nu de functioneringsgesprekken worden afgeschaft. Of dat nu zomaar wenselijk is is de vraag. Wanneer het teamfunctioneringsgesprek ook weer het verplichte bloemetje op de huwelijksdag wordt is er niks gewonnen. Het goede (team)gesprek werkt alleen als er sprake is van een focus op ontwikkeling. Op samen continu verbeteren. Die focus kan heel goed in een team gestimuleerd worden. Maar niet één of twee keer per jaar, maar elke dag!

Meer lezen?

Een van onze klanten adviseerde mij het volgende boek te lezen: Beoordelen: Functioneert dat?

Is jouw team al klaar om meer verantwoordelijkheid te dragen en zelf invulling te geven aan het goede gesprek? Doe de gratis teamtest (TeamQ) en weet waar jullie ontwikkelkansen hebben.